Facturation
OBJECTIF
La facturation permet de confirmer la réception d’une facture liée à une commande (régulière, avec catalogue ou contrat sous-traitance) entrée dans maestro*.
Les écritures des frais courus sont générées lors du transfert de la transaction. Pour gérer convenablement les frais courus, des configurations spécifiques doivent être faites préalablement dans les Configurations diverses. À la facturation, l’écriture des frais courus faite précédemment lors du transfert de la Réception de marchandise est annulée et remplacée par l’écriture réelle. Il est possible de lier une facture à un compteur par employé, si le module Ressources humaines est installé. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur l’icône Utilisation des compteurs par employé. Cette icône est disponible lors de la saisie du détail de la facture, dans la barre d’outils en haut de l’écran. En supprimant une facture non transférée, maestro* supprime également toute transaction d’Utilisation des compteurs par employé qui y est reliée. |
PRÉREQUIS
- Commande régulière, Contrat sous-traitance ou Commande avec catalogue
- Réception de marchandise (pour une Commande avec catalogue seulement)
ICÔNES
Icônes de l'option Facturation
Seules les icônes non autoréférentielles ou ayant des particularités sont définies dans le tableau ci-dessus. |
Sommaire
- Entrer une facturation en lien avec une commande régulière
- Entrer une facture en lien avec une commande avec catalogue
- Entrer une facturation en lien avec un contrat de sous-traitance
- Créer une transaction à partir d’un document numérisé
- Créer une facturation de commande à partir d'une transaction en attente
Étapes
maestro* > Achat et approvisionnement > Achats et approvisionnement > Commandes > Facturation |
Les champs disponibles varient en fonction du type de commande sélectionné; commande hors catalogue (commande régulière, contrat sous-traitance) ou commande avec catalogue. |
- Choisir ou entrer le numéro de la commande.
Pour une commande avec catalogue, s’il y a des réceptions de marchandise non facturées sur une commande, sélectionner celles qui doivent être facturées. Elles apparaissent dans la section Réceptions reliées à cette commande.
- Cliquer sur Accepter.
Entrer une facturation en lien avec une commande régulière
- Entrer les informations requises dans l’onglet Détails :
Les informations de la section Détails proviennent de la commande sélectionnée.
Il est possible de modifier les montants des taxes en utilisant la fonction CTRL-F7.
- Section Commande :
Champ
Description
Commande
Numéro de la commande.
Fournisseur
Code et nom du fournisseur lié à la commande.
Projet
Détermine à quel projet la dépense est affectée.
Bon de travail
Numéro du bon de travail.
NOTE : Si le module Bons de travail est installé, il est possible de sélectionner un bon de travail entré dans ce module. Sinon le champ est une zone de texte libre à l’utilisateur.
Type
Type du groupe de dépense.
Date
Date comptable.
Date due
Date due de la facture.
NOTES : Il est possible de modifier le moment où la date due est calculée en modifiant le champ Calcul de la date due dans les Configurations diverses.
Si aucune date due n’est entrée, maestro* calcule la date due selon les champs Terme de paiement et Date réelle.
Si aucune date réelle n’est entrée, maestro* calcule la date due selon la date de transaction.
Si aucun terme de paiement n’est entré, maestro* inscrit la date réelle ou la date de la transaction comme date due.
Date réelle
Date réelle de la facture.
Terme de paiement
Terme de paiement issu de la Gestion des termes de paiement applicable par défaut pour la facture.
NOTES : Si un terme de paiement est inscrit dans la Gestion des fournisseurs, il s’inscrit automatiquement.
Maestro* détermine la date due des factures entrées en fonction du terme de paiement applicable.
Fournisseur
Code du fournisseur.
NOTE : Ce 2e fournisseur permet de facturer un fournisseur différent de celui entré lors de la commande. La facture et le déboursé sont transférés à ce dernier.
No facture
Numéro de la facture du fournisseur.
NOTE : Immédiatement après avoir entré le numéro de facture, maestro* vérifie si ce numéro a déjà été entré pour le fournisseur et affiche un message d’avertissement, si c’est le cas.
Si le numéro de facture a déjà été entré pour le fournisseur, maestro* peut également bloquer ou donner un message d’avertissement lors de la sauvegarde de la transaction, en fonction de la valeur choisie dans la configuration Lorsqu’un numéro de facture existe déjà pour un fournisseur.
Cette configuration est disponible à partir de la Gestion de la sécurité, dans l’onglet Restriction des accès de l’option Achats et approvisionnement, dans la section Achats.
Acceptation
Indique que la facture peut être transférée, si le champ est à Oui.
Retenue %
Pourcentage de retenue applicable sur la facture.
Mode
Valeurs disponibles :
Avec taxe
Tient compte des taxes dans le calcul de la retenue.
Sans taxe
Ne tient pas compte des taxes dans le calcul de la retenue.
Escompte
Escompte applicable sur le paiement.
Déb. immédiat
Permet de payer la facture immédiatement, si le champ est à Oui.
Dans ce cas, un chèque sera créé automatiquement après le transfert de la facture.
NOTES : Ce chèque est ensuite accessible dans l’option Impression des chèques et il est daté de la date due.
En fonction de votre sécurité, il est également possible d’imprimer le déboursé immédiatement après le transfert de la facturation si vous avez accès à l’option Impression des chèques.
Si la case à cocher Générer le déboursé automatiquement est activée, dans les configurations diverses (Projets Inter-compagnies Achats), la valeur du champ sera à Oui.
Période
Permet d’entrer une période de facturation.
NOTE : À titre informatif seulement.
No demande
Numéro de la demande du fournisseur.
NOTE : À titre informatif seulement.
Banque
Compte de banque pour lequel le chèque est émis
NOTES : Ce champ est visible uniquement si, le champ Déb. immédiat est à Oui.
En fonction du mode de paiement indiqué dans la Gestion des fournisseurs, maestro* affiche le compte de banque spécifié dans les configurations diverses du grand livre relativement au mode de paiement du fournisseur.
En mode Inter-compagnies, le compte de banque sera récupéré des configurations diverses (onglet Inter-compagnies, section Achats, champ Compte de banque), s’il y a lieu. Sinon, le compte de banque sera déterminé de la manière habituelle.
CAP
Compte de grand livre des comptes fournisseurs.
Retenue
Compte de grand livre servant à la comptabilisation des retenues.
Escompte
Compte de grand livre servant à la comptabilisation des escomptes.
No chèque
Numéro de chèque à créer lors du déboursé immédiat.
NOTES : Ce champ est visible uniquement si, le champ Déb. immédiat est à Oui.
En laissant ce champ vide, maestro* attribue le prochain numéro de chèque en fonction du compte de banque.
Si un numéro est indiqué dans ce champ, maestro* présumera que le chèque a déjà été imprimé et ne permettra pas de l’imprimer immédiatement.
- Section Total transféré :
Champ
Description
Contrat
Montant total de la commande.
Facturé
Montant total facturé sur la commande.
Escompte
Escompte total.
Solde
Solde des réceptions à faire sur la commande.
NOTE : Il est possible de consulter le détail du solde par ligne de commande en cliquant sur les […].
- Entrer les informations requises dans l’onglet Ventilation :
Le filtre Projet permet de filtrer les commandes régulières dans la grille de ventilation selon leur projet d'appartenance. Seuls les commandes du projet sélectionné s'afficheront dans la grille.
Le champ Filtre permet d'appliquer un second filtre aux lignes du tableau de ventilation des commandes. Le système recherche une concordance exacte avec n'importe quelle cellule de la grille (non sensible à la casse).
Champ
Description
Code d’inventaire
Code d’inventaire issu de la Gestion du catalogue.
NOTE : Il est possible d’inscrire un item hors inventaire (code qui n’existe pas dans la Gestion du catalogue) s’il est précédé d’un point d’exclamation (!).
Description
Description de l’item telle qu’indiquée dans l’inventaire de maestro*.
Code de pièce du fournisseur
Code de l’item tel que défini par le fournisseur.
NOTES : Maestro* vérifie si l’un des quatre fournisseurs définis dans la pièce correspond au fournisseur de la commande. Si c’est le cas, le code de pièce indiqué dans le catalogue pour le fournisseur est affiché.
Le code de pièce est en lecture seulement, il ne peut être modifié.
Projet
Détermine pour chaque ligne de ventilation à quel projet la dépense est affectée.
Activité
Détermine pour chaque ligne de ventilation à quelle activité la dépense est affectée.
Groupe
Détermine pour chaque ligne de ventilation à quel groupe la dépense est affectée.
Unité
Unité de conversion.
Quantité originale
Quantité commandée originalement.
Montant original
Montant original de la commande
Quantité restante
Quantité restant à facturer.
ATTENTION! La quantité affichée tient compte des autres transactions non transférées.
Qté à facturer
Quantité facturée sur la transaction courante.
Unité de mesure
Unité de mesure de l’item commandé.
P.U.
Prix unitaire.
Escompte %
Pourcentage d’escompte.
Montant
Montant restant à facturer.
ATTENTION! Le montant affiché tient compte des autres transactions non transférées.
Facturé
Montant facturé sur la transaction courante.
Taxe 1
Code de taxes applicable.
NOTE : Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter l’aide sur la Lecture des codes de taxes de maestro*.
Taxe 2
Code de taxes applicable.
NOTE : Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter l’aide sur la Lecture des codes de taxes de maestro*.
Compagnie
Nom de la compagnie.
NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.
Spécif. 1
Spécification liée à l’item acheté.
Spécif. 2
Spécification liée à l’item acheté.
Terminé
Indique que la ligne est fermée, si la case est cochée.
NOTE : La ligne se ferme automatiquement lorsque la quantité facturée est égale à la quantité à facturer.
- Entrer les informations requises dans l’onglet Extras à la facturation : permet de facturer des items qui n’apparaissaient pas sur la commande originale.
Par défaut, maestro* propose d’imputer ces items au projet identifié lors de l’entrée de la commande. Il est possible de le modifier.
- Cliquer sur Enregistrer.
Il est possible de facturer des items sur une commande fermée en activant cette fonctionnalité au niveau de l’onglet Restriction des accès de la Gestion de la sécurité.
Entrer une facture en lien avec une commande avec catalogue
- Entrer les informations requises dans l’onglet Commande :
Les informations de la section Détails proviennent de la commande sélectionnée.
Il est possible de modifier les montants des taxes en utilisant la fonction CTRL-F7.
- Section Commande :
Champ
Description
Commande
Numéro de la commande.
Type
Type du groupe de dépense.
Fournisseur
Code et nom du fournisseur lié à la commande.
Courus
Indique Oui si la Comptabilisation des courus est activée pour la commande courante.
Dans ce cas, les frais courus générés par les réceptions sélectionnées pour la facture courante seront renversés lors du transfert de la facture.
- Section État de la commande :
Champ
Description
Contrat
Montant total de la commande.
Items ajoutés
Montant total des items ajoutés à la commande lors de la réception de marchandises.
Facturé
Montant total facturé sur la commande.
Escompte
Escompte total.
Solde
Solde des réceptions à faire sur la commande.
NOTE : Il est possible de consulter le détail du solde par ligne de commande en cliquant sur les […].
- Section Total de cette facture :
Champ
Description
Sous-total
Montant de la facture avant taxes.
Taxe fédérale
Montant total de la taxe fédérale de la facture.
Taxe provinciale
Montant total de la taxe provinciale de la facture.
Montant total
Montant total de la facture.
Total de l’écart
Montant de l’écart entre la commande et la facture.
NOTE : Ce champ est affiché uniquement lorsque le mode Aucun Écart est choisi dans le champ Action lors d’une facturation de commande catalogue, dans les Configurations diverses des Réceptions de marchandises.
Champ
Description
Fournisseur
Code du fournisseur.
NOTE : Ce 2e fournisseur permet de facturer un fournisseur différent de celui entré lors de la commande. La facture et le déboursé sont transférés à ce dernier.
No facture
Numéro de la facture du fournisseur.
Acceptation
Indique que la facture peut être transférée, si le champ est à Oui.
Réception implicite
Valeurs disponibles :
Oui
Réception implicite sur la commande; la réception est faite par défaut.
NOTE : Les deux transactions (réception et facture) sont générées en même temps.
Non
Réception de marchandise obligatoire sur la commande.
NOTES : Il est impossible d’utiliser la réception implicite s’il y a déjà eu une réception sur la commande ou si la gestion des frais courus est activée.
Il est impossible d’entrer une quantité négative supérieure à la quantité déjà reçue.
Date
Date comptable.
Date due
Date due de la facture.
NOTES : Il est possible de modifier le moment où la date due est calculée en modifiant le champ Calcul de la date due dans les Configurations diverses.
Si aucune date due n’est entrée, maestro* calcule la date due selon les champs Terme de paiement et Date réelle.
Si aucune date réelle n’est entrée, maestro* calcule la date due selon la date de transaction.
Si aucun terme de paiement n’est entré, maestro* inscrit la date réelle ou la date de la transaction comme date due.
Date réelle
Date réelle de la facture.
Bon de travail
Numéro du bon de travail.
NOTE : Si le module Bons de travail est installé, il est possible de sélectionner un bon de travail entré dans ce module. Sinon le champ est une zone de texte libre à l’utilisateur.
Escompte
Escompte applicable sur le paiement.
Terme de paiement
Terme de paiement issu de la Gestion des termes de paiement applicable par défaut pour la facture.
NOTES : Si un terme de paiement est inscrit dans la Gestion des fournisseurs, il s’inscrit automatiquement.
Maestro* détermine la date due des factures entrées en fonction du terme de paiement applicable.
Retenue %
Pourcentage de retenue applicable sur la facture.
Mode
Valeurs disponibles :
Avec taxe
Tient compte des taxes dans le calcul de la retenue.
Sans taxe
Ne tiens pas compte des taxes dans le calcul de la retenue.
Déb. immédiat
Permet de payer la facture immédiatement, si le champ est à Oui.
Dans ce cas, un chèque sera créé automatiquement après le transfert de la facture.
NOTES : Ce chèque est ensuite accessible dans l’option Impression des chèques et il est daté de la date due.
En fonction de votre sécurité, il est également possible d’imprimer le déboursé immédiatement après le transfert de la facturation si vous avez accès à l’option Impression des chèques.
CAP
Compte de grand livre des comptes fournisseurs.
Retenue
Compte de grand livre servant à la comptabilisation des retenues.
Banque
Compte de banque pour lequel le chèque est émis.
NOTES : Ce champ est visible uniquement si, le champ Déb. immédiat est à Oui.
En fonction du mode de paiement indiqué dans la Gestion des fournisseurs, maestro* affiche le compte de banque spécifié dans les configurations diverses du grand livre relativement au mode de paiement du fournisseur.
Escompte
Compte de grand livre servant à la comptabilisation des escomptes.
No chèque
Numéro de chèque à créer lors du déboursé immédiat.
NOTES : Ce champ est visible uniquement si, le champ Déb. immédiat est à Oui.
En laissant ce champ vide, maestro* attribue le prochain numéro de chèque en fonction du compte de banque.
Si un numéro est indiqué dans ce champ, maestro* présumera que le chèque a déjà été imprimé et ne permettra pas de l’imprimer immédiatement.
- Section Réceptions reliées à cette commande : Dans cette section, les réceptions en lien avec la commande courante sont affichées. Les informations qui y sont présentées ne sont pas modifiables.
Champ
Description
Sélectionnée
Indique les réceptions sélectionnées en lien avec la facture courante.
NOTE : Lorsque la comptabilisation des courus est activée, les factures doivent nécessairement être liées à des réceptions.
Cpt réception
Numéro de réception.
No. trans.
Numéro de transaction.
Date
Date de réception.
No. livraison
Numéro de livraison.
Montant reçu
Montant total de la réception.
Montant facturé
Montant total facturé sur cette réception.
Solde à facturer
Différence entre le montant reçu et le montant facturé.
Mode trait. récept.
Mode de traitement de réception.
Devise
Indique la devise de la facture.
Taux devise
Indique le taux pour la devise affichée.
- Entrer les informations requises dans l’onglet Ventilation :
Champ
Description
Code d’inventaire
Code de l’item provenant de la commande avec catalogue.
NOTE : Ce champ ne peut être modifié.
Description
Description de l’item.
Code de pièce du fournisseur
Code de l’item tel que défini par le fournisseur.
NOTES : Maestro* vérifie si l’un des quatre fournisseurs définis dans la pièce correspond au fournisseur de la commande. Si c’est le cas, le code de pièce indiqué dans le catalogue pour le fournisseur est affiché.
Le code de pièce est en lecture seulement, il ne peut être modifié.
Unité
Unité de conversion.
NOTE : L’unité varie en fonction du facteur inscrit dans l’item dans l’option Gestion du catalogue.
Emplacement
Emplacement de l’item provenant de la réception de marchandise.
Identification
Identification de l’item provenant de la réception de marchandise.
NOTE : L’identification peut être un numéro de série si le Mode gestion éléments est 3-No Série ou une dimension si le Mode gestion éléments est 4-Dimension variable dans la Gestion du catalogue.
No réservation
Numéro de réservation provenant de la commande.
Commande – Qté
Quantité commandée.
Commande – P.U.
Prix unitaire de la commande.
Commande – % Escompte
Pourcentage d’escompte.
Commande – Montant
Montant de la commande
Commande – Solde
Montant restant à facturer.
Commande – Qté non facturée
Quantité restant à facturer.
NOTE : Cette quantité est calculée en fonction de la quantité commandée moins la quantité reçue déjà facturée.
Commande – Qté à facturer
Quantité à facturer selon la réception en cours de facturation.
NOTE : Si plusieurs réceptions ont été sélectionnées pour préparer la facture courante, cette quantité représente la somme des quantités reçues dans celles-ci.
Facture – Qté
Quantité facturée.
NOTE : Si la Gestion des frais courus est activée pour la commande, la quantité facturée sera identique à la quantité à facturer. Il ne sera pas possible de la modifier.
Facture – P.U.
Prix unitaire facturé.
Facture – % Escompte
Pourcentage d’escompte facturé.
Facture – Montant
Montant facturé.
Taxe 1
Code de taxes applicable.
NOTE : Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter la rubrique Lecture des codes de taxes de maestro*.
Taxe 2
Code de taxes applicable.
NOTE : Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter la rubrique Lecture des codes de taxes de maestro*.
Projet
Détermine pour chaque ligne de ventilation à quel projet la dépense est affectée.
Activité
Détermine pour chaque ligne de ventilation à quelle activité la dépense est affectée.
Groupe
Détermine pour chaque ligne de ventilation à quel groupe la dépense est affectée.
Compagnie
Nom de la compagnie.
NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.
Terminé
Indique que la ligne est fermée, si la case est cochée.
NOTE : La ligne se ferme automatiquement lorsque la quantité facturée est égale à la quantité à facturer.
No appel
Indique le numéro de l’appel de service.
- Entrer les informations requises dans l’onglet Extras à la facturation: permet de facturer des items qui n’apparaissaient pas sur la commande originale.
Le projet, l’activité et le groupe doivent être différents du projet, activité et groupe de l’inventaire définis dans les Configurations générales, sous le module Achats et approvisionnement, Inventaire (section Inventaire). Sinon, il sera impossible de sauvegarder la transaction.
Par défaut, maestro* propose d’imputer ces items au projet, à l’activité et au groupe identifiés dans les Configurations générales, module Achats et approvisionnement, section Commandes avec catalogue, sous-section Frais à la facturation. Il est possible de les modifier.
Des lignes peuvent s’afficher automatiquement dans cette section, si le mode Aucun écart est activé. Dans ce cas, maestro*s’assure que l’inventaire est mis à jour en fonction du prix unitaire auquel l’item a été commandé et, si le prix unitaire facturé est différent du prix commandé, il impute la différence dans un projet, activité et groupe prédéfini.
Pour activer ce mode, il faut choisir Aucun écart dansle champ Action lors d’une facturation d’une commande catalogue disponible dans les Configurations diverses, module Achats et approvisionnement, section Réception de marchandises, sous-section Ajustements à la facturation d’une commande avec catalogue.
C’est également à cet endroit qu’il est possible de configurerle projet, l’activité et le groupe auxquels seront imputés les écarts. Il est également possible d’entrer une descriptionpar défaut qui sera indiquée dans chacun des ajustements.
- Cliquer sur Enregistrer.
Il est possible de facturer des items sur une commande fermée en activant cette fonctionnalité au niveau de l’onglet Restriction des accès de la Gestion de la sécurité.
Entrer une facturation en lien avec un contrat de sous-traitance
- Entrer les informations requises dans l’onglet Détails :
Les informations de la section Détails proviennent de la commande sélectionnée.
Il est possible de modifier les montants des taxes en utilisant la fonction CTRL-F7.
- Section Commande :
Champ
Description
Commande
Numéro de la commande.
Fournisseur
Code et nom du fournisseur lié à la commande.
Projet
Détermine à quel projet la dépense est affectée.
Bon de travail
Numéro du bon de travail.
NOTE : Si le module Bons de travail est installé, il est possible de sélectionner un bon de travail entré dans ce module. Sinon le champ est une zone de texte libre à l’utilisateur.
Type
Type du groupe de dépense.
Date
Date comptable.
Date due
Date due de la facture.
NOTES : Il est possible de modifier le moment où la date due est calculée en modifiant le champ Calcul de la date due dans les Configurations diverses.
Si aucune date due n’est entrée, maestro* calcule la date due selon les champs Terme de paiement et Date réelle.
Si aucune date réelle n’est entrée, maestro* calcule la date due selon la date de transaction.
Si aucun terme de paiement n’est entré, maestro* inscrit la date réelle ou la date de la transaction comme date due.
Date réelle
Date réelle de la facture.
Terme de paiement
Terme de paiement issu de la Gestion des termes de paiement applicable par défaut pour la facture.
NOTES : Si un terme de paiement est inscrit dans la Gestion des fournisseurs, il s’inscrit automatiquement.
Maestro* détermine la date due des factures entrées en fonction du terme de paiement applicable.
Fournisseur
Code du fournisseur.
NOTE : Ce 2e fournisseur permet de facturer un fournisseur différent de celui entré lors de la commande. La facture et le déboursé sont transférés à ce dernier.
No facture
Numéro de la facture du fournisseur.
Acceptation
Indique que la facture peut être transférée, si le champ est à Oui.
Retenue %
Pourcentage de retenue applicable sur la facture.
NOTE : En mode Retenue détaillée, il ne sera pas permis de modifier manuellement le pourcentage ni le montant de retenue.
Mode
Valeurs disponibles :
Avec taxe
Tient compte des taxes dans le calcul de la retenue.
Sans taxe
Ne tiens pas compte des taxes dans le calcul de la retenue.
Escompte
Escompte applicable sur le paiement.
Déb. immédiat
Permet de payer la facture immédiatement, si le champ est à Oui.
Dans ce cas, un chèque sera créé automatiquement après le transfert de la facture.
NOTES : Ce chèque est ensuite accessible dans l’option Impression des chèques et il est daté de la date due.
En fonction de votre sécurité, il est également possible d’imprimer le déboursé immédiatement après le transfert de la facturation si vous avez accès à l’option Impression des chèques.
Période
Permet d’entrer une période de facturation.
NOTE : À titre informatif seulement.
No demande
Numéro de la demande du fournisseur.
NOTE : À titre informatif seulement.
Banque
Compte de banque pour lequel le chèque est émis
NOTES : Ce champ est visible uniquement si, le champ Déb. immédiat est à Oui.
En fonction du mode de paiement indiqué dans la Gestion des fournisseurs, maestro* affiche le compte de banque spécifié dans les configurations diverses du grand livre relativement au mode de paiement du fournisseur.
CAP
Compte de grand livre des comptes fournisseurs.
Retenue
Compte de grand livre servant à la comptabilisation des retenues.
Escompte
Compte de grand livre servant à la comptabilisation des escomptes.
No chèque
Numéro de chèque à créer lors du déboursé immédiat.
NOTES : Ce champ est visible uniquement si, le champ Déb. immédiat est à Oui.
En laissant ce champ vide, maestro* attribue le prochain numéro de chèque en fonction du compte de banque.
Si un numéro est indiqué dans ce champ, maestro* présumera que le chèque a déjà été imprimé et ne permettra pas de l’imprimer immédiatement.
- Section Total transféré :
Champ
Description
Contrat
Montant total de la commande.
Facturé
Montant total facturé sur la commande.
Escompte
Escompte total.
Solde
Solde des réceptions à faire sur la commande.
NOTE : Il est possible de consulter le détail du solde par ligne de commande en cliquant sur les […].
- Entrer les informations requises dans l’onglet Ventilation :
Maestro* affiche les lignes de la commande dont l’état est actif même si l’état du contrat de sous-traitance est modifié.
Le filtre Projet permet de filtrer les commandes régulières dans la grille de ventilation selon leur projet d'appartenance. Seuls les commandes du projet sélectionné s'afficheront dans la grille.
Le champ Filtre permet d'appliquer un second filtre aux lignes du tableau de ventilation des commandes. Le système recherche une concordance exacte avec n'importe quelle cellule de la grille (non sensible à la casse).
Champ
Description
Code d’inventaire
Code d’inventaire issu de la Gestion du catalogue.
NOTE : Il est possible d’inscrire un item hors inventaire (code qui n’existe pas dans la Gestion du catalogue) s’il est précédé d’un point d’exclamation (!).
Description
Description de l’item telle qu’indiquée dans l’inventaire de maestro*.
Code de pièce du fournisseur
Code de l’item tel que défini par le fournisseur.
NOTES : Maestro* vérifie si l’un des quatre fournisseurs définis dans la pièce correspond au fournisseur de la commande. Si c’est le cas, le code de pièce indiqué dans le catalogue pour le fournisseur est affiché.
Le code de pièce est en lecture seulement, il ne peut être modifié.
Origine
Identifie la provenance du montant soit du contrat original ou d’un avis de changement.
Projet
Détermine pour chaque ligne de ventilation à quel projet la dépense est affectée.
Activité
Détermine pour chaque ligne de ventilation à quelle activité la dépense est affectée.
Groupe
Détermine pour chaque ligne de ventilation à quel groupe la dépense est affectée.
Unité
Unité de conversion.
Contrat original (Quantité et Montant)
Quantité et montant de la commande originale.
Facturé à date (Quantité et Montant)
Quantité et montant qui a été facturé jusqu'à date.
Avancement (Quantité et Montant)
Quantité et montant représentant l'avancement du contrat.
Solde à facturer (Quantité et Montant)
Quantité et montant encore à facturer.
Facture courante - Quantité
Quantité de la facture courante.
Facture courante - Unité de mesure
Unité de mesure de l’item commandé.
Facture courante - P.U.
Prix unitaire.
Facture courante - % Escompte
Pourcentage d’escompte.
Facture courante - Montant
Montant total facturé.
Facture courante - Facturé
Montant facturé à ce jour.
Facture courante - Taxe 1
Code de taxes applicable.
NOTE : Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter l’aide sur la Lecture des codes de taxes de maestro*.
Facture courante - Taxe 2
Code de taxes applicable.
NOTE : Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter l’aide sur la Lecture des codes de taxes de maestro*.
Compagnie
Nom de la compagnie.
NOTE : Disponible en mode multidimensionnel seulement.
Spécif. 1
Spécification liée à l’item acheté.
Spécif. 2
Spécification liée à l’item acheté.
Terminé
Indique que la ligne est fermée, si la case est cochée.
NOTE : La ligne se ferme automatiquement lorsque la quantité facturée est égale à la quantité à facturer.
- Entrer les informations requises dans l’onglet Extras à la facturation : permet de facturer des items qui n’apparaissaient pas sur la commande originale.
Par défaut, maestro* propose d’imputer ces items au projet identifié lors de l’entrée de la commande. Il est possible de le modifier.
- Cliquer sur Enregistrer.
Il est possible de facturer des items sur une commande fermée en activant cette fonctionnalité au niveau de l’onglet Restriction des accès de la Gestion de la sécurité. L’utilisateur a alors accès à Accepter cette entrée sans valider l’état (CTRL-F12) dans le menu Fichier.
Créer une transaction à partir d’un document numérisé
- Cliquer sur Création d’une transaction à partir d’un document numérisé. La fenêtre Importation de documents s’affiche. Les images contenues dans le répertoire configuré par défaut s’affichent (Configurations générales > Documents).
- Sélectionner un ou plusieurs documents numérisés.
Diverses options sont disponibles pour faciliter la sélection :
- Navigation pour afficher le contenu d’autres répertoires (bouton Parcourir);
- Filtre dynamique;
- Glissière permettant de redimensionner les icônes.
On peut également numériser un nouveau document directement à partir de cette fenêtre.
- Cliquer sur l’icône Accepter.
- De retour dans l’écran principal, poursuivre le processus de facturation normal.
Créer une facturation de commande à partir d'une transaction en attente
- Cliquer sur l'icône Transactions en attente.
Dans le haut de la fenêtre, la grille de sélection affiche les transactions en attente de type Facturation de commande. - Sélectionner une transaction en attente.
Les pièces jointes à la transaction en attente s'affichent dans une nouvelle fenêtre.
S'il y a plus d'un document joint à la transaction en attente, ils seront présentés dans cet ordre : PDF, Image, Word, Excel et autres types.
- Dans la fenêtre de l'option, certains champs ont déjà été complétées par le système (utilisateur qui a créé la transaction, date et heure de création, etc.).
Si la transaction provient du programme complémentaire (add-in) Outlook, d'autres valeurs seront déjà saisies : type de facturation, fournisseur, projet, code de produit, etc.
- Compléter et enregistrer la transaction.
Après la sauvegarde de la transaction, les documents joints seront disponible à partir de la Gestion des documents.
Voir aussi
- Gestion des fournisseurs
- Configurations diverses
- Gestion de la sécurité
- Gestion des termes de paiement
- Comment faire Lecture des codes de taxes de maestro*
- Comment faire Calculer un coût moyen en incluant des frais supplémentaires
- Comment faire Comptabilisation des billets en frais courus de projets